Convocatoria Asamblea General Ordinaria de Afiliados 2020 Caja de Compensación Familiar de Boyaca “Comfaboy”

EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA

En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artículo décimo octavo y el numeral once del artículo trigésimo noveno  de los estatutos vigentes de la Corporación, convoca a los empleadores afiliados a la Caja de Compensación Familiar de Boyacá a la Asamblea General Ordinaria de Afiliados que se realizará el próximo treinta (30) de junio de dos mil veinte (2020), de acuerdo a las siguientes condiciones:

 ARTÍCULO PRIMERO.- Convocar a los afiliados a la Caja de Compensación Familiar de Boyacá,  a la Asamblea General Ordinaria de Afiliados que se realizará el día treinta (30) de junio de dos mil veinte (2020), a las diez (10:00 AM) en el Centro Integral de Servicios de Comfaboy de Tunja, auditorio Gustavo Mendieta Castelblanco, ubicado en la Carrera 10 No. 16-81.

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PARAGRAFO PRIMERO: En consideración a los estados de emergencia económica, social y ecológica  decretados por el Gobierno Nacional, a las diferentes medidas de aislamiento social decretadas y en especial a lo establecido por la Superintendencia del Subsidio Familiar en la circular 004 de 2020 que establece: “teniendo en cuenta que se está iniciando la temporada de las Asambleas Generales Ordinarias de Afiliados, se recomienda a las CCF, sujetarse a lo previsto por el decreto 1072 de 2015 que permite celebrarlas dentro de los seis primeros meses del año, ello incluso en los casos en los cuales Estatutariamente la corporación ha definido una fecha anterior para su realización. Por lo anterior , se recomienda convocar las Asambleas Generales Ordinarias en el mes de junio, con el fin de evitar grandes aglomeraciones en lugares cerrados y en todo caso de ser inminente la celebración de la Asamblea emplear el mecanismo definido en el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, con sujeción a la aplicación extensiva definida en el artículo 3 del citado decreto…” en consecuencia de lo anterior el Consejo Directivo en su sesión ordinaria del 03 de abril de 2020 autorizo el aplazamiento de la celebración de la Asamblea General Ordinaria de empleadores Afiliados 2020, prevista estatutariamente para el 24 de abril de 2020, para realizarla en forma presencial en el mes de junio si las circunstancias lo permiten.

PARÁGRAFO SEGUNDO: de no poderse realizar en forma presencial en la fecha establecida en esta convocatoria, de ser indispensable su realización y si no se profiere nueva directriz de la Superintendencia del Subsidio Familiar, se autoriza a la administración de la Caja para realizarla de manera virtual, según el mecanismo empleado en el decreto 398 del 13 de marzo de 2020 con sujeción a la aplicación extensiva definida en el artículo 3 del citado decreto. Debiendo comunicar a los empleadores afiliados por medio de correo electrónico, cuál será la plataforma y procedimiento de participación, mínimo con 5 día hábiles de anticipación a la fecha de realización de la Asamblea.   

ARTÍCULO SEGUNDO.-  El orden del Día para la Asamblea General Ordinaria es el siguiente:

  1. Himno Nacional.
  2. Verificación del Quórum.
  3. Instalación de la Asamblea.
  4. Lectura, consideración y aprobación del Orden del Día.
  5. Informe de la Comisión designada para la aprobación del acta anterior.
  6. Nombramiento de comisión para aprobación del acta de la Asamblea en curso.
  7. Informe del Consejo Directivo.
  8. Informe del Director Administrativo.
  9. Informe del Revisor Fiscal.
  10. Presentación, consideración, y aprobación del balance general y estados financieros  a 31 de diciembre de 2019.
  11. Determinación de la cuantía hasta por la cual puede contratar el Director Administrativo sin autorización del Consejo Directivo y fijación de los honorarios y/o viáticos para los Consejeros por asistencia a sesión de Consejo Directivo.
  12. Proposiciones y varios.

ARTÍCULO TERCERO.-  En Cumplimiento de las normas y demás disposiciones emanadas de la Superintendencia del Subsidio Familiar, se informa a los afiliados que:

  1. Los Estados Financieros, libros y demás documentos relacionados con la presente Asamblea, están a  disposición de los Afiliados para su inspección, durante los quince (15) días hábiles anteriores a la reunión,  en  la Sede  Principal  de  la Corporación, ubicada en la Carrera 10 No. 16-81 Piso 3 de la ciudad de Tunja, en días y horas laborales. Los estados Financieros se publicarán en la página WEB de Comfaboy. www.comfaboy.com.co
  2. Los miembros integrantes del Consejo Directivo Principales y Suplentes, el Revisor Fiscal Principal y Suplente de la Corporación y demás Trabajadores de COMFABOY están inhabilitados para llevar la representación de Miembros Afiliados en las Asambleas Generales Ordinarias o Extraordinarias.
  3. A los trabajadores o empleados de Comfaboy, les está prohibido intervenir o participar en el proceso de recolección de poderes o direccionamiento para la elección de candidatos a los órganos de dirección y control.
  4. La Secretaría General de la Entidad, elaborará los listados de afiliados hábiles que pueden participar en Asamblea, los  fijará en lugares visibles de las diferentes sedes de la Caja y los publicará en la página WEB de Comfaboy (www.comfaboy.com.co).

 ARTÍCULO CUARTO.- La Asamblea General de afiliados de Comfaboy estará conformada por la reunión de los empleadores afiliados hábiles o sus representantes, acreditados en la forma y condiciones señaladas en la ley y los  Estatutos de la Corporación. Para efectos de la Asamblea General, son empleadores afiliados hábiles aquellos que al momento de la celebración de la Asamblea, se hallen en pleno goce de los derechos que su calidad les otorga, de conformidad con la Ley y los Estatutos y se encuentren a paz y salvo con ésta por todo concepto en relación con las obligaciones exigibles, las cuales deben ser canceladas a más tardar el veintiséis (26) de junio de 2020, a las diez de la mañana (10:00 AM), de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.7.1.2.18 del Decreto Reglamentario 1072 de 2015 y articulo décimo noveno (19) de los estatutos de la Corporación. 

ARTÍCULO QUINTO.-  En la presente convocatoria se deberán observar las siguientes reglas:

  1. La presente convocatoria se dará a conocer mediante dos (2) avisos en diferente día, insertos en un periódico de amplia circulación en el Departamento de Boyacá, radio difusión en emisoras que funcionen dentro del ámbito territorial de la Corporación, correo electrónico del afiliado, redes sociales y pagina web de Comfaboy, suscrita por quien la convoque.
  2. Podrán participar en la Asamblea General Ordinaria, los empleadores que hayan sido aceptados por el Consejo Directivo o por el Director Administrativo si le fuere delegada tal facultad, previa solicitud y cumplimiento de las obligaciones legales, estatutarias o reglamentarias según lo dispuesto en los artículos séptimo, noveno, décimo y décimo quinto de los estatutos. Ningún afiliado podrá tener voz y voto, elegir y ser elegido en las reuniones de la Asamblea General, sin que se encuentre a paz y salvo con esta CORPORACION por todo concepto, a más tardar veinticuatro  (24) horas antes de la señalada para la iniciación de la respectiva asamblea.
  3. En concordancia con el artículo 15 del Decreto 2351 de 1965, las afiliaciones múltiples de una sola Empresa que constituye unidad de explotación económica, bajo la apariencia de varias unidades dependientes económicamente, formarán una sola persona natural o jurídica, para efectos de su representación y voto en la Asamblea General de Afiliados a la Caja de Compensación Familiar de Boyacá, Comfaboy.
  4. Los miembros afiliados asistentes a las reuniones de la asamblea podrán llevar hasta diez (10) representaciones, sin exceder los parámetros establecidos en el artículo 9 del decreto 2463 de 1981; los directivos apoderados de las empresas solo llevarán su propia representación. El poder será válido únicamente, si es otorgado a partir de la fecha de publicación de la presente convocatoria.
  5. En concordancia con el Artículo Vigésimo Segundo de los Estatutos de la Corporación, los empleadores afiliados hábiles pueden participar en las Asambleas a través de su Representante Legal de acuerdo con la ley o hacerse representar mediante poder otorgado por éste, a un Directivo de su empresa que ocupe un cargo de Dirección, manejo y confianza, condición que debe acreditarse debidamente y quien no podrá sustituir dicho poder ni representar a otros afiliados hábiles. El poder debe ser escrito, legalmente otorgado y presentado personalmente ante la Secretaria General de COMFABOY o ante los trabajadores que esta última delegue en cada una de las sedes administrativas. En caso de no ser posible la presentación personal del PODER por el representante legal de la empresa afiliada, se hará su presentación ante autoridad competente y deberá inscribirse dentro de los términos establecidos en esta convocatoria en las diferentes sedes de la Caja desde el día ocho (08) de junio y hasta el veintiséis (26) de junio de dos mil veinte (2020) a las  diez (10:00 AM). El poder, debe reunir los siguientes requisitos:
  • Otorgarse a una persona directivo de su empresa que ocupe un cargo de dirección, manejo y confianza, condición que debe acreditarse debidamente, o a otro miembro afiliado hábil.
  • Debe indicarse el nombre y cédula del apoderado.
  • Indicar la fecha de la reunión para la cual se confiere el poder.
  • La firma.
  • La aceptación y firma del apoderado.
  • Fecha de expedición del poder, que debe ser a partir de la publicación de la presente convocatoria.

Para su comodidad y poder cumplir con todos los requisitos, el poder de su empresa lo puede descargar de la página Web de Comfaboy www.comfaboy.com.co, sin embargo se recibirá en cualquier formato siempre y cuando cumpla con los requisitos legales, estatutarios y lo señalado en la presente convocatoria.

  1. Los representantes legales pueden sustituir sus poderes, por una sola vez en otro empleador afiliado, siempre y cuando se les haya concedido expresamente en el poder la facultad de sustituirlo. La sustitución en todo caso debe constar por escrito igualmente presentado ante autoridad competente.
  2. Cuando aparecieren dos o más poderes otorgados por un mismo afiliado, éstos se consideran anulados.
  3. Tanto los afiliados como los representantes apoderados deberán inscribirse en la Secretaría General o ante los trabajadores delegados para tal efecto, que ésta última delegue, en el domicilio principal de la Corporación o en las ciudades donde exista sede administrativa con una antelación mínima de veinticuatro (24) horas a la celebración de la Asamblea y desde el día ocho de junio de 2020. Quien no lo hiciere en este plazo perderá el derecho a participar en la Asamblea.
  4. El afiliado empleador podrá participar en la Asamblea si lo hace personalmente sin sujeción al plazo contemplado.
  5. Para efectos de constatar que los poderes recibidos en la Secretaría General de COMFABOY o en las sedes administrativas han cumplido con todos los requisitos, el revisor fiscal de la Corporación al cierre de la inscripción de poderes efectuará una revisión de los mismos, verificando que reúnan los requisitos y levantando un acta al respecto dejando constancia de los hechos que observe, indicando el total de poderes válidos y el total de anulados,  ajustándose a lo establecido en la Circular Externa No. 005 de 1996 y/o circular externa No. 010 de 2007 de la Superintendencia del Subsidio Familiar.
  6. Cumplidos los requisitos exigidos, el afiliado deberá registrarse en el lugar organizado para tal fin en la sede de la asamblea e inmediatamente se le entregará una credencial que lo acredite como miembro afiliado hábil, con plenos derechos para participar con voz y voto y para elegir y ser elegido.  Las credenciales serán expedidas en la fecha,  hora y sitio de la Asamblea, señaladas en la presente convocatoria.

De realizarse la Asamblea en forma virtual, el empleador afiliado debe solicitar su clave de acceso a la plataforma dispuesta para la celebración de la Asamblea en las horas y fechas establecidas, según comunicación que se enviará a los afiliados con cinco (5) días hábiles de anticipación a la realización de la Asamblea y hasta 24 horas antes, es decir desde el 18 de junio y hasta el 26 de junio de 2020 a las 10:00 am.

  1. La Asamblea General de Afiliados designará de su seno una comisión escrutadora previamente a la apertura de la votación, en caso de requerirse para alguno de los puntos tratados. Prestarán servicios de apoyo a la comisión escrutadora para lo de su competencia, la Secretaría General y la Revisoría Fiscal de la Corporación. Corresponde a la comisión escrutadora: el recuento, cálculo y lectura de los votos y supervisar los asuntos de su competencia en el sistema de votación electrónica.  Informar a la Asamblea General de Afiliados el resultado del escrutinio.

De ser virtual el aplicativo utilizado deberá permitir visualizar por los participantes el avance y resultado de las votaciones en tiempo real.

  1. Los trabajadores delegados por la Secretaría General para las funciones de registro o de inscripción, deberán emitir todos los días a las 6:00 de la tarde, un listado de los Afiliados que hayan efectuado su inscripción o registro, debiéndolo fijar en cartelera y enviar copia por fax o correo electrónico a la Secretaría General. Las direcciones para el registro o inscripción son las siguientes:

Tunja               Carrera 10 No. 16 – 81                                        Celular 3144119265
Duitama           Calle 14 No. 13 – 69                                            Celular 3203472155
Sogamoso        Carrera 10 No. 13 – 28                                        Celular 3203472157
Paipa               Calle 22 No. 20 – 79                                            Celular 3203472167
Chiquinquirá     Carretera Central del Norte No. 35 – 75                Celular 3203472184
Puerto Boyacá  Carrera 2 No. 13 – 35                                          Celular 3144119272
Guateque         Calle 11 No. 5 – 49                                              Celular 3203472156
Samacá            Calle 6 No. 2-25                                                 Celular 3203472183
Garagoa           Calle 10 No. 8-22                                                Celular  3204988502
Villa de Leyva   Carrera 9 No. 8-16 Barrio los Olivos                     Celular  3106191219

ARTÍCULO SEXTO.- La recepción de poderes en cada una de las sedes se iniciará a partir del día ocho de junio (08) y hasta las diez (10:00 AM) del viernes veintiséis (26) de junio del año dos mil veinte (2020).  Los términos y tiempos establecidos en esta convocatoria se entienden cumplidos en días hábiles, según horario laborable.

La siguiente será la línea de atención al Asambleísta, la cual será atendida en días y horario hábil y en la que se dará información sobre la Asamblea General de Afiliados: (098) 7440005.

Dada en la ciudad de Tunja, a los veintiocho (28) días del mes de mayo de dos mil veinte (2020).

FRANCISCO MORENO MUÑOZ
Presidente Consejo Directivo