El convenio se celebró entre la Nación (Ministerio del Interior – Fonsecón) y el municipio de Sogamoso.
El Ministerio del Interior, por medio del Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana (Fonsecón), asignó 12.489 millones de pesos para la construcción de la nueva estación de Policía de Sogamoso.
Para tal fin se suscribió un convenio entre la Nación y el municipio de Sogamoso, en el que al ente territorial le corresponde elaborar los pliegos de condiciones y los demás documentos que se requieran para adelantar los respectivos procesos de selección de contratistas, así como para la celebración de los contratos derivados para la ejecución del convenio.
El municipio tendrá que publicar los procesos de selección de contratistas que deba adelantar dentro de los dos meses siguientes a la suscripción del acta de inicio del convenio.
El ente territorial deberá adelantar directamente los procesos de selección de contratistas conforme al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, las normas que lo complementan y directrices de la Agencia Nacional de Contratación
Pública Colombia Compra Eficiente. Para el efecto, el municipio tendrá que contratar los estudios, diseños y obra bajo la modalidad ‘Llave en mano’, e igualmente para el contrato de interventoría.
El ente territorial no podrá en ningún caso celebrar contratos ni convenios
bajo la modalidad de contratación directa para efectuar la contratación derivada. El municipio se obliga a no celebrar convenios derivados para la ejecución de los contratos, resultantes del convenio.
En la etapa de ejecución de estudios y diseños
El municipio de Sogamoso debe iniciar el contrato de interventoría simultáneamente con el contrato que tiene por objeto elaborar los estudios, diseños y ejecución de obra.
Tiene que instalar en el lugar donde se ejecutará el proyecto, a más tardar dentro de los 20 días calendario siguientes a la firma del acta de inicio del convenio, una valla informativa con una dimensión mínima de dos metros por cuatro metros, visible para toda la comunidad, que señale el
nombre del proyecto, el valor, el plazo previsto para su terminación e indique que la obra está siendo cofinanciada por el Ministerio del Interior.
El ente territorial se obliga a socializar el proyecto con la comunidad beneficiaria, previo al inicio de la ejecución del mismo. La socialización deberá contener la siguiente información:
a. Alcance del proyecto.
b. Beneficios y costo del proyecto.
c. Zonas de construcción y fecha de inicio y plazo del proyecto.
d. Contactos a los que podrá acudir en caso de tener algún requerimiento de información, solicitud o queja sobre el desarrollo de las obras.
El municipio se obliga a exigir al contratista de obra la entrega de las actas de vecindad dentro de los 20 días calendarios siguientes a la firma del acta de inicio del contrato, y el municipio deberá entregarlas al ministerio dentro de los cinco días
siguientes.
El municipio deberá desarrollar y exigir a los contratistas un eficiente y
sostenible Plan Institucional de Gestión Ambiental, conforme a la legislación vigente, mediante la implementación y ejecución de programas de cultura ambiental en
funcionarios, contratistas y usuarios.
Para ello, deberán identificar los impactos ambientales adversos y la contaminación derivada de sus procesos, para prevenir los
impactos, minimizarlos y controlarlos, promoviendo la mejora continua, a través de buenas prácticas ambientales y el uso racional de los recursos. En caso de existir un posible daño
ambiental, el ente territorial deberá tomar las medidas preventivas del caso e informar a los supervisores del convenio de cualquier suceso que ponga en riesgo el medio ambiente.
Suministrar al contratista de obra e interventoría el estudio de suelos del predio en el que se va a ejecutar la obra, realizado, aportado y presentado por el municipio de Sogamoso en
el proceso de viabilidad para la asignación de recursos de Fonsecón.
Garantizar y exigir a los contratistas durante la ejecución del contrato de estudios, diseños y obra, el cumplimiento de las normas, procedimientos y uso de elementos de protección personal atinentes a riesgos laborales, de salud ocupacional y/o de seguridad industrial.
Ejecutar las actividades de descapote, nivelado, demoliciones, retiro y disposición final de escombros en sitio autorizado, rellenos y disponibilidad de servicios públicos con sus
respectivas acometidas hasta el predio. Estas actividades deben realizarse previo al inicio del contrato de obra, y con la correspondiente verificación por
parte del Ministerio del Interior. El ente territorial asumirá los costos que para estas actividades se generen.
En el evento en que sea necesario realizar obras de estabilidad, las mismas deberán ejecutarse, en su totalidad, con antelación al inicio de la obra.
Para la etapa de ejecución de obra
El municipio de Sogamoso deberá garantizar que el uso de los recursos del presente convenio será únicamente para el proyecto presentado y viabilizado por el Ministerio del Interior.
Tendrá que garantizar la custodia, vigilancia, destinación y saneamiento físico y jurídico del inmueble o los inmuebles objeto del proyecto, así como los daños derivados de la falta de cuidado durante el desarrollo del convenio.
Debe incluir como riesgo previsible en el proceso contractual para la selección de contratista los mayores valores que puedan arrojar los estudios y diseños. En caso de materializarse este riesgo, el ente territorial deberá aportar y/o gestionar por su propia cuenta los
recursos adicionales que se lleguen a requerir como resultado del presupuesto entregado con los estudios y diseños.
Lo anterior deberá ser revisado y aprobado por el interventor
y el supervisor del convenio por parte del ente territorial, para lo cual deberá
presentar el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal al ministerio,
previo al inicio de la ejecución de la obra, a fin de garantizar el cierre financiero del proyecto. Los recursos adicionales a los que se refiere este numeral serán adicionados en primer lugar por el ente territorial a los contratos derivados según se requiera, previa modificación del convenio.
Por fuerza mayor o caso fortuito, el municipio podrá autorizar al contratista de obra, previo aval del interventor, las mayores cantidades de obra o las actividades no contempladas en el presupuesto con antelación a su ejecución, con el fin de que el ente
territorial inicie las gestiones financieras para la correspondiente adición de recursos, de ser el caso. Los recursos serán adicionados directamente a los contratos de obra por el ente territorial, previa modificación del convenio, junto con su respectiva justificación y soportes.
Debe solicitar al ministerio, por escrito, la aprobación de las modificaciones a las especificaciones técnicas y las actividades adicionales, siempre que las mismas se encuentren dentro del objeto, alcance técnico y presupuesto asignado al convenio. Estas modificaciones deberán contener el análisis técnico, jurídico, financiero y administrativo que las justifique y venir aprobadas mediante acta por parte del interventor del contrato y
supervisor del ente territorial, acompañándola con los respectivos certificados de disponibilidad presupuestal, soportes emitidos por el contratista e interventoría de ser el
caso.
El municipio tendrá que depositar todos los recursos aportados por el ministerio y destinados a la ejecución
del presente convenio en una cuenta bancaria a nombre del objeto del convenio, creada específicamente para el manejo de recursos del convenio que genere rendimientos financieros. Se precisa que los recursos depositados en dicha cuenta provienen del
Presupuesto Nacional, por lo tanto, son inembargables, por expresa prohibición consagrada en el artículo 19 del Estatuto Orgánico de Presupuesto, por lo tanto, el ente
territorial al momento de la apertura de la cuenta, deberá informar sobre dicho aspecto de inembargabilidad al banco.
De igual forma, en caso de existir aportes del ente territorial u otra entidad, destinados a la ejecución del proyecto, se deberá abrir una cuenta creada específicamente para el manejo de recursos de cada aportante del convenio, que genere rendimientos
financieros a favor del aportante.
El municipio deberá comunicar al ministerio la fecha de recibo de los recursos girados para la ejecución del
proyecto dentro de los cinco días siguientes a su recibo.
El municipio tendrá que incorporar a su presupuesto la totalidad de los recursos del ministerio destinados para el presente convenio.
Deberá mantener un control contable y financiero con sus respectivos soportes de las cuentas creadas para el presente convenio. Estos documentos tendrán que ser presentados en el
informe mensual al Ministerio, de tal forma que permita hacer seguimiento y control a los recursos aportados por las partes para el cumplimiento del objeto del presente convenio.
Al ente territorial le corresponde suministrar oportunamente la información solicitada por el Ministerio y atender las visitas de seguimiento que realice el Mininterior, a través del supervisor designado por el municipio.