Ahora los trámites notariales puede hacerlos desde casa, pero antes debe registrarse presencialmente

Más de 400 trámites se podrán llevar a cabo de manera virtual. El registro se puede solicitar a domicilio o directamente en las notarías.

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Estos servicios notariales digitales los lidera Olimpia IT, empresa de tecnología, y la Notaría 16 de Bogotá. Foto: archivo particular

Ahora los ciudadanos podrán realizar trámites notariales desde su casa, de manera digital y haciendo uso de tecnologías como biometría, firma electrónica y videollamadas.

Este servicio permitirá realizar más de 400 trámites de manera virtual y beneficiará a los más de un millón de ciudadanos que realizan trámites notariales cada mes.

“Los notarios, implementando la notaría digital, llevamos al notariado colombiano y al país en una nueva etapa de modernización tecnológica para facilitar la vida al ciudadano, satisfacer sus necesidades legales y evolucionar hacia la confianza para hacer trámites digitales”, afirmó el notario 16 de Bogotá, Eduardo Vergara.

Estos servicios notariales digitales los lidera Olimpia IT, empresa de tecnología, y la Notaría 16 de Bogotá.

“Si tenemos la pedagogía y la posibilidad de hacer una red nacional de notarías digitales, en término de un año vamos a alcanzar el millón de personas usuarias de servicios digitales. Para ello, estamos haciendo colaboración con el sector financiero, constructoras y otras compañías interesadas en disminuir los tiempos de escrituración”, explicó el primer ejecutivo de Olimpia, Daniel Medina.

Por parte de los ciudadanos, una de las preguntas más recurrentes es qué grado de seguridad ofrece la plataforma, para evitar la suplantación de identidad.

“El registro en el sistema supone la verificación de identidad plena contra la Registraduría Nacional. Esto combina dos tecnologías: la identificación plena y la firma digital y electrónica. De esa manera, la seguridad de la plataforma está robustecida con el registro inicial y esto le agrega un nivel de confianza y seguridad jurídica a todos los trámites que en adelante se harán en el ecosistema digital. Además, es primordial seguir las recomendaciones habituales de la custodia de la información y de las claves para no perder las características de seguridad que protegen la identidad. No compartir contraseñas ni información a terceros es indispensable”, recalcó Medina.

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Llegan los trámites notariales de manera digital y haciendo uso de tecnologías como biometría, firma electrónica y videollamadas. Foto: archivo particular

Paso a paso

1. Acercarse por primera y única vez a las instalaciones de la notaría seleccionada para registrar la firma electrónica, el correo electrónico y número celular entre otros datos con los cuales el ciudadano realizará los trámites virtuales.

2. Ingresar al portal web de la notaría y llenar un formulario breve de registro, el cual confirma la identidad por medio de un código de verificación enviado al celular del usuario, para poder crear la cuenta y acceder a la plataforma.

3. Seleccionar el trámite que desee realizar, al cual podrá hacerle seguimiento en tiempo real. Podrá visualizar la información de la naturaleza del trámite, los requisitos y las tarifas establecidas de acuerdo con el Decreto 2106 del 2019.

4. Para aquellas situaciones en las que se requiere una reunión, como testamentos, conciliaciones y matrimonios, el sistema agendará una comparecencia con el notario a través de videollamada.

5. Una vez el ciudadano acepta el documento de escritura asociado al trámite, la plataforma envía a su correo el link para realizar el pago de manera electrónica.

6. El ciudadano podrá firmar el documento de manera electrónica y remitirlo al notario a través del portal autorizado para estos trámites.

7. La plataforma permitirá que el notario firme digitalmente el documento, otorgando la fe pública que tradicionalmente se brinda de manera presencial.

8. El proceso finaliza cuando los documentos son remitidos al usuario de manera virtual.

Con este procedimiento, los ciudadanos podrán agilizar los trámites que anteriormente requerían presencialidad, sin que haya costos adicionales por el servicio virtual, dado que las tarifas serán las mismas.

“Este proyecto muestra lo que va a ser el futuro de la carpeta ciudadana, la interoperabilidad y el acceso a la información en línea de cada uno de los colombianos. Colombia lidera la transformación de los servicios ciudadanos digitales en Latinoamérica”, concluyó Vergara.